Проверка самозанятого: как узнать статус

Бизнес уже оценил преимущества работы с самозанятыми и подключает их к своим проектам. Исполнитель-плательщик НПД самостоятельно уплачивает налоги. Компании в этом случае не нужно платить за него взносы, удерживать НДФЛ, отчитываться.

Обычно свой статус самозанятый на момент подписания договора подтверждает справкой из приложения «Мой налог». Тем не менее, компании лучше проверить статус самозанятого как на этапе заключения договора, так и перед каждой выплатой.

Почему важно узнать статус самозанятого до перевода вознаграждения

Если исполнитель «слетит» с налогового режима НПД в момент выплаты, компании может грозить штраф, пени, доначисления и другие санкции от ФНС.

Например, предприниматель или компания обратилась за услугами к стороннему дизайнеру-самозанятому. На старте проекта, когда заключался договор, фрилансер имел статус самозанятого. Но в процессе выполнения заказа превысил допустимый годовой лимит по доходу в 2,4 млн.руб и утратил право на льготный налоговый режим.

Заказчик перевел деньги исполнителю, а чек от бывшего самозанятого не получил. Значит, эта выплата считается сделанной обычному физлицу.

Или менее очевидная ситуация:
Допустим, самозанятый-дизайнер уже заработал за год 2,2 млн. руб. получил от параллельного проекта 100 тыс.руб. и ваша выплата в 150 тыс. руб. уже превышает его годовой лимит на 50 тыс.руб. В этом случае уплата налогов и взносов с этих 50 тыс. руб. становится обязанностью компании.

Первая же проверка налоговой обяжет юрлицо уплатить за дизайнера недостающие налоги плюс штрафы и пени.

Ведь для налоговой выплаты в результате такого разового сотрудничества будут считаться выплатами по договору ГПХ, с которых требуется заплатить в бюджет НДФЛ, взносы на ОМС и ОПС.

Избежать неприятного разговора с сотрудником ФНС и санкций можно, если проверять статус самозанятого до перечисления выплат ему.

Как проверить статус самозанятого

Удостовериться, что внештатный исполнитель использует систему НПД можно несколькими способами:

1. Проверить на сайте ФНС
   У налоговой службы есть официальный сервис, в котором можно ввести ИНН исполнителя и узнать, является ли он самозанятым. Сервис бесплатный и работает без регистрации. Также он позволяет узнать статус исполнителя на любую дату. Для этого в поисковом окне нужно ввести ИНН и выбрать в календаре нужную дату.
   Результат проверки будет доступен моментально и укажет, является ли ваш исполнитель плательщиком налога на профессиональный доход.Обратите внимание, что на сайте нельзя проверить внештатника по ФИО. А производить проверку рекомендуется перед каждой выплатой.
2. Попросить фрилансера предоставить справку
   Это лучше сделать в момент заключения договора. Заказчик имеет право запросить у самозанятого справку «О постановке на учет по форме КНД 1122035». Внештатник сам формирует такой документ в приложении «Мой налог». Практически моментально получает заверенную электронной подписью от ФНС справку и пересылает заказчику. В справке будет указана более полная информация, которую не отображает сервис ФНС: дата постановки на учет в качестве плательщика НПД и инспекция, к которой прикреплен самозанятый.
3. Автоматизировать проверку с сервисом «Мои самозанятые»
   Проверки перед заключением договора недостаточно: лучше повторять этот процесс регулярно, хотя бы раз в два-три месяца на долгосрочных проектах. И обязательно — перед каждой выплатой.
   Конечно, вручную это не всегда удобно, тем более когда самозанятых много среди внештатников компании.
   В таком случае проверку статуса лучше автоматизировать с помощью сервиса «Мои самозанятые». Площадка является официальным партнером ФНС и легко проверит статус самозанятого перед каждой выплатой. И не проведет выплату, если статус самозанятого не подтвердится. А также отследит актуальность чеков, сообщит юрлицу об изменении данных.

Что делать, если статус самозанятого не подтвердился

Узнав о том, что самозанятый на самом деле не самозанятый, а обычное физлицо — лучше действовать, не дожидаясь проверок от ФНС:

• сдать за исполнителя (физлицо) отчеты в налоговую и Пенсионный фонд;
• оплатить НДФЛ;
• перечислить пенсионные и страховые взносы.

А также отразить это в зарплатных отчетах, скорректировав их за каждый месяц, начиная с даты заключения договора.

Если самозанятый — это ИП, то после утраты статуса самозанятого индивидуальный предприниматель переходит на другой налоговый режим, продолжает сам платить свои налоги и отчисления. Для компании-заказчика ничего дополнительного оформлять или выплачивать в бюджет не требуется.