Инструкция: Как правильно наладить работу с сотнями самозанятых в аутсорс компаниях за 5 шагов

Собрали «дорожную карту»,  как аутсорсерам выстроить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговой.

Особенно с выходом 1 марта 2024 нового ФЗ от 12.12.2023 N 565-ФЗ и Проекта приказа Минтруда России, по которому особое внимание будет уделяться компаниям, работающим с более чем 10 самозанятыми.

Преимущества сотрудничества с самозанятыми остаются в силе

У аутсорс-компаний отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате НДФЛ и социальных взносов. Все процессы находятся в зоне ответственности самозанятого.

Почему еще выгодно работать с самозанятыми:

• Не нужно организовывать условия труда;
• Не нужно заводить табель учета рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные;
• Плательщик НПД обходится минимум на 30% дешевле, чем договор с физическим лицом без статуса НПД;
• Самозанятые более оперативно подхватывают заказы и готовы приступить к работе в течение нескольких часов после подписания договора.

Шаг 1: Проверить, является ли исполнитель самозанятым

Рекомендуется проводить эту проверку как при начале сотрудничества, так и перед каждым платежом внештатному работнику. Информацию о статусе самозанятого можно получить по ИНН на сайте сервиса «Мои самозанятые» или на официальном сайте ФНС. При подписании договора попросите самозанятого предоставить справку о своей регистрации в электронном или бумажном виде.

Этот шаг можно автоматизировать в сервисе “Мои самозанятые”, где регистрация и статус мониторится в фоновом режиме перед заключением договора и каждой выплатой.

Шаг 2: Составить договор ГПХ с  самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому

Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется гражданско-правовым договором. В Письме ФНС России № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.

Чтобы узнать, не происходит ли подмена трудовых отношений, ФНС создала специальную систему оценки. Они смотрят, как часто и откуда поступают деньги, и анализируют связи между самозанятыми, их заказчиками и предыдущими работодателями. Если обнаруживаются совпадения в нескольких признаках, компанию помещают в группу с повышенным риском.

Какие показатели отслеживает налоговая:

1. Продолжительность работы а аутсорс-компании — три и более месяцев подряд.
2. Выплаты от аутсорсера — единственный источник дохода самозанятого.
3. Признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого.
4. Массовая постановка исполнителей на учет — отслеживаются признаки перевода работников на НПД.
5. Массовые регистрации дохода.
6. Наличие групповых переходов — работников из подконтрольной организации в другую “свою же” в качестве самозанятых.
7. Периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет Акт.
8. Прямые нарушения — например, запрета сотрудничество самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.

Проверьте, что в вашем договоре нет признаков трудовых отношений. Сомневаетесь? Доверьте проверку экспертам нашего сервиса.

Важно: При поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые ему поручите, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.

Вот основные отличия трудового договора от ГПХ

Шаг 3: Организовать документооборот и получение закрывающих документов: акта выполненных работ\ оказанных услуг

У самозанятого есть только один обязательный закрывающий документ  — это чек. Чека достаточно, чтобы показать налоговой службе, сколько компания заплатила самозанятому и подтвердить эти расходы. Акт выполненных работ с этой точки зрения не обязателен.  Однако, рекомендуем прописать в договоре все детали и условия такого Акта.

Документ подтверждает согласие сторон с качеством выполненной работы. И пригодится,  чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю, если у ФНС возникнут какие-то вопросы.

В Акте нужно указать:

• Что именно было сделано или какие услуги были предоставлены.
• Сколько всего было сделано.
• Сколько денег заплатили за выполненную работу.
• Любые дополнительные примечания по согласованию сторон.

Заполненный перед выплатой Акт подписывается в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон.

Шаг 4: Провести выплату и получить чек

Перед тем как заплатить исполнителю, убедитесь, что его статус самозанятого остался неизменным. Иногда, особенно на долгосрочных проектах или при работе сразу в нескольких агентствах, самозанятый может превысить годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей и потерять свой статус.

После того, как вы выплатили деньги, самозанятый должен предоставить вам чек, который может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы оплачиваете безналично, чек должен быть выдан до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена оплата.

Этот чек — единственный документ, подтверждающий ваши расходы и требуемый налоговой службой (письмо от ФНС от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@).

Важно: самозанятый должен предоставить вам чек каждый раз, когда вы производите выплату. Если работник сделал несколько заказов и получил от компании 3 выплаты, то и чеков должно быть 3, а не только один общий чек за весь месяц.

Через сервис “Мои самозанятые” чек формируется автоматически при оплате.

ШАГ 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика

Регистрируйтесь в сервисе “Мои самозанятые” для удобной оплаты каждого заказа и проведения массовых выплат. Выплачивайте средства на карты или счета любых российских банков в любое время, даже в выходные.Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого
и сформируем чеки. Удержим налоги в бюджет за самозанятых.

Автоматизируйте подписание договоров и выплаты исполнителям

Получите 3 месяца бесплатного
доступа к сервису

Подключиться по акции

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Как в 3 раза ускорить документооборот
и массовые выплаты?

Подготовила для вас бесплатную инструкцию и шаблоны для автоматизации управления тысячами исполнителей

Получить инструкцию

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Как работать с сотнями преподавателей
и кураторов?

Получите бесплатно шпаргалки по работе с внештатными исполнителями. А еще: шаблоны договора, акта и бухгалтерских проводок

Получить материалы

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Хотите эффективно находить и работать
с временным персоналом в магазинах?

Узнайте, как это сделать своими силами. В нашей инструкции подробный алгоритм и шаблоны

Скачать инструкцию

Ума Аюбова
Эксперт по оптимизации работы
с временным персоналом

Как легко управлять внештатным
персоналом в клининге?

Сократите время на работу с клинерами в 3 раза с нашей инструкцией и шаблонами документов

Получить материалы

Автоматизируйте подписание договоров и выплаты исполнителям

Получите 3 месяца бесплатного
доступа к сервису

Подключиться по акции

Автоматизируйте подписание договоров и выплаты исполнителям

Получите 3 месяца бесплатного
доступа к сервису

Подключиться по акции