Инструкция: Как правильно наладить работу с самозанятыми за 5 шагов

Бизнесу выгодно привлекать самозанятых — это факт.
Компаниям нет необходимости создавать штатную единицу/команду ради одного проекта. Соответственно отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате налогов и социальных взносов.
Все это: от создания себе рабочего графика и условий выполнения заказа до уплаты налога — находится в зоне ответственности самозанятого.

Преимущества сотрудничества с самозанятыми:

• Не нужно брать в штат (особенно, если вы ИП и не можете нанимать сотрудников);
• Не нужно отчислять налоги, страховые и пенсионные взносы;
• Не нужно организовывать условия труда;
• Не нужно заводить табель учета рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные;
• Плательщик НПД обходится минимум на 30% дешевле чем договор с физическим лицом без статуса НПД.

К тому же самозанятые зачастую готовы приступить к выполнению работы\ заказа в ближайшее время после подписания договора. Таким образом компания может закрыть дефицит в исполнителе буквально в течение нескольких часов.

В сервисе «Мои самозанятые» договор с внештатником можно оформить и подписать за 15 минут.

Шаг 1: Проверить, является ли исполнитель самозанятым

Рекомендуем делать такую проверку как на старте сотрудничества, так и перед каждой выплатой внештатнику.
Статус самозанятого можно узнать по ИНН в личном кабинете сервиса «Мои самозанятые» или на сайте ФНС.
При подписании договора самозанятый предоставляет заказчику справку о регистрации в качестве самозанятого в электронной или бумажной форме.

В сервисе «Мои самозанятые» регистрация и статус проверяется автоматически.

Шаг 2: Составить договор ГПХ с самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому

Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется гражданско-правовым договором. В Письме ФНС России № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.

Также для мониторинга выявления подмены трудовых отношений ФНС разработала скоринговую систему. Ведомство анализирует периодичность и источники выплат, взаимосвязь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей. И при совпадении нескольких признаков заносит организации в определенную группу риска.

Какие показатели отслеживаются ФНС:

• Продолжительность работы — три и более месяцев подряд.
• Единственный источник дохода самозанятого.
• Признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого.
• Массовая постановка исполнителей на учет — отслеживаются признаки перевода работников на НПД.
• Массовые регистрации дохода.
• Наличие групповых переходов — работников из подконтрольной организации в другую «свою же» в качестве самозанятых.
• Периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет Акт.
• Прямые нарушения — например, запрета сотрудничество самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.

Проверьте, что в вашем договоре нет признаков трудовых отношений. Сомневаетесь? Доверьте проверку экспертам нашего сервиса.

Договор ГПХ с самозанятым:

• Заключается для разовой, проектной работы или по отдельным заданиям.
• В предмете договора указываются конкретные задачи, сведения и результат.
• Ответственный за исполнение заказа сам исполнитель.
• В договоре стоят даты начала и окончания работ, а результат фиксируется актом и чеком.
• Оплата: за конечный результат, а не время и трудодни.
• Самозанятый может оказывать услуги сразу нескольким заказчикам по своему выбору.
• Расходы: внештатник самостоятельно несет расходы в связи с выполнением работ. Такие расходы включены в вознаграждение.

Трудовой договор:

• Заключается для постоянной работы на длительный срок.
• Итог — выполнение трудовой функции.
• Ответственный: работодатель обеспечивает внутренний распорядок и надлежащие условия труда.
• Зарплата: регулярная в оговоренные даты.
• Сотрудник имеет право на ежегодный отпуск.
• Расходы в связи с выполнением работ несет работодатель.

Важно: При поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые ему поручите, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.

Шаг 3: Организовать документооборот и получение закрывающих документов: акта выполненных работ\ оказанных услуг

Единственный обязательный закрывающий документ от самозанятого — это чек. Его достаточно, чтобы подтвердить расходы компании перед ФНС. Но рекомендуем все же прописать в договоре детали и условия Акта выполненных работ.

В акте нужно указать:

• наименование и подробности выполненных услуг или работ;
• объем этих работ;
• размер вознаграждения;
• примечания по согласованию сторон.

Акт подписывается в двух экземплярах. Оба обязательно хранятся у каждой из сторон. Акт подтверждает, что стороны согласились с качеством выполненных работ и может пригодиться в случае, если поступят претензии одной из сторон или при проверке со стороны налоговой инспекции, чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю.

Через сервис «Мои самозанятые» акт делается онлайн в два клика!

Шаг 4: Провести выплату и получить чек

Перед оплатой нужно снова проверить, сохранился ли статус самозанятого. Бывают случаи, особенно на длительных проектах, когда самозанятый может «слететь» со статуса. Например, превысив годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей.

После выплаты самозанятый обязан выдать компании чек в бумажном или электронном виде. При безналичной оплате срок выдачи чека — до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором была выплата.

Чек — единственный закрывающий документ для предприятия, подтверждающий расходы заказчика. (письмо от ФНС 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@).

Важно: самозанятый должен выдать вам чек по каждому факту оплаты, а не один по всем выплатам в целом.

Например, компания привлекала курьера 3 раза за месяц и после выполнения каждой доставки сделала исполнителю выплату. Самозанятый в этом случае должен предоставить компании 3 чека, а не один общий по итогам месяца.

Через сервис «Мои самозанятые» чек формируется автоматически при оплате!

ШАГ 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика. И избежать «человеческого фактора»

Регистрируйтесь в сервисе «Мои самозанятые» и платите хоть за каждый заказ, проводите массовые выплаты.
Делайте выплаты на карты или счета любых банков РФ круглосуточно без выходных.
Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого
и сформируем чеки. Удержим налоги в бюджет за самозанятых.

Если компания пользуется услугами десятков самозанятых, становится сложно вести и контролировать документооборот. И другие бизнес-процессы, связанные с таким сотрудничеством, начинают отнимать слишком много времени.
В какой-то момент компания становится перед выбором: снизить эффективность от привлечения самозанятых или оптимизировать трудозатраты, делегировав рутину официальному сервису.

Какие сложности по работе с самозанятыми решает наш сервис:

1. Вести документооборот
Без сервиса: с каждым внештатником придется вручную заключать отдельный договор.
«Мои самозанятые» позволяют подписывать договора массово по шаблону, автоматически подставляя нужные данные исполнителей.

2. Проверять статус самозанятого
Без сервиса: нужно мониторить статус самозанятого перед каждой выплатой и перед сдачей отчетности в налоговую.
В сервисе «Мои самозанятые» проверка статуса происходит автоматически. В случае утраты исполнителем права на НПД система тут же предупредит компанию.

3. Следить за чеками
Без сервиса: компания должна собирать и контролировать чеки: вовремя ли их прислал самозанятый, не аннулировал ли после. Если самозанятый допустил в чеке ошибку — это тоже проблема заказчика.
В «Моих самозанятых» компания получает чек моментально при выплате самозанятому. Все чеки сформированы автоматически, что исключает риск опечатки со стороны самозанятого в ИНН или других реквизитах.

4. Напоминать самозанятым об уплате налога
Без сервиса: заказчик вручную контролирует, уплатил ли внештатник налог на профессиональный доход. Хотя компания и не обязана это делать, многие предпочитают не рисковать попасть под «прицел» ФНС из-за того, что контрагенты не платят НПД.
Сервису «Мои самозанятые» самозанятые могут делегировать уплату НПД и тогда налог будет удержан и уплачен автоматически с каждой выплаты компании, подключенной к нашему сервису.