ГлавнаяПолезные статьи по работе с самозанятымиИнструкция: Как правильно наладить работу с самозанятыми за 5 шагов

Инструкция: Как правильно наладить работу с самозанятыми за 5 шагов

Оставьте заявку, вместе разберем ваш кейс

Автор: Иван Петров

16.12.2022 Изменено: 22.02.2024

Как организовать сотрудничество с самозанятыми без нарушения налоговых законов? Мы разработали подробный план действий для компаний, чтобы использовать этот простой и удобный метод привлечения внештатных сотрудников для своих проектов или временных задач.

Содержание

Бизнесу выгодно привлекать самозанятых, что фактически не вызывает сомнений. Компании больше не обязаны создавать постоянные штаты сотрудников для каждого проекта. Следовательно, они избегают необходимости организации рабочих мест, ведения кадрового учета, уплаты налогов и социальных взносов. Все это – от разработки рабочего графика и условий выполнения задачи до налоговой уплаты – лежит в компетенции самозанятых.

Преимущества сотрудничества с самозанятыми

Не требуется включать в штат (особенно выгодно для индивидуальных предпринимателей, которым запрещено нанимать сотрудников).
Не требуется уплата налогов, страховых и пенсионных взносов.
Не нужно предоставлять организацию рабочих условий.
Не нужно вести учет рабочего времени, начислять заработную плату, предоставлять отпуска и больничные.
Сумма уплаты налога снижается на 30% по сравнению с договором с физическим лицом, не имеющим статус самозанятого. Кроме того, самозанятые часто готовы начать работу незамедлительно после заключения договора. Таким образом, компания может закрыть недоштат буквально в течение нескольких часов.

Для удобства, в сервисе «Мои самозанятые» вы можете легко заключить договор с внештатным сотрудником всего за 15 минут.

Шаг 1: Проверьте, является ли исполнитель самозанятым.

Рекомендуется проверить статус самозанятого как при начале сотрудничества, так и перед каждым платежом внештатному сотруднику. Вы можете узнать статус самозанятого по ИНН в личном кабинете сервиса «Мои самозанятые» или на сайте Федеральной налоговой службы. При заключении договора, самозанятый должен предоставить вам справку о своей регистрации в качестве самозанятого, в электронном или бумажном виде. В сервисе «Мои самозанятые» статус проверяется автоматически.

Шаг 2: Составьте гражданско-правовой договор с самозанятым и убедитесь, что в нем отсутствуют ссылки на трудовые отношения.

Сотрудничество между юридическими лицами и самозанятыми всегда регулируется гражданско-правовыми договорами. ФНС в своем письме № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 года определенно указала признаки трудовых отношений с самозанятыми. Кроме того, ФНС разработала скоринговую систему для мониторинга и выявления случаев подделки трудовых отношений. Ведомство анализирует различные показатели, такие как продолжительность сотрудничества, единственный источник дохода самозанятого, признаки зарплаты, массовые регистрации доходов и другие. Проверьте ваш договор, чтобы исключить признаки трудовых отношений, и в случае сомнений, обратитесь за консультацией к экспертам нашего сервиса.

Договор ГПХ с самозанятым:

Заключается для одноразовых, проектных работ или выполнения отдельных задач.
В договоре конкретно указываются задачи, информация и конечный результат.
Сам исполнитель несет ответственность за выполнение задачи.
Договор содержит даты начала и окончания работ, и результат фиксируется актом и чеком.
Оплата производится за результат, а не за время и количество рабочих дней.
Самозанятый может оказывать услуги нескольким заказчикам одновременно.
Расходы, связанные с выполнением работ, несет сам самозанятый и они включены в вознаграждение.

Трудовой договор:

Заключается для постоянной работы на длительный срок.
Работник выполняет трудовые обязанности.
Работодатель обеспечивает рабочие условия и регулярную выплату зарплаты.
Работник имеет право на ежегодный отпуск.
Расходы, связанные с выполнением работ, несет работодатель.

Важно: При поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые вы поручаете ему, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.

Шаг 3: Организовать документооборот и получить закрывающие документы, такие как акт выполненных работ или оказанных услуг.

Единственным обязательным закрывающим документом от самозанятого является чек. Чек достаточен для подтверждения расходов компании перед налоговой инспекцией. Однако рекомендуется также включить в договор детали и условия акта выполненных работ.

В акте выполненных работ следует указать следующую информацию:

Наименование и подробное описание выполненных услуг или работ.
Объем выполненных работ.
Размер вознаграждения.
Примечания, согласованные обеими сторонами.

Акт подписывается в двух экземплярах, и оба экземпляра хранятся у каждой из сторон. Акт подтверждает, что стороны согласились с качеством выполненных работ, и может пригодиться в случае возникновения претензий от одной из сторон или при проверке со стороны налоговой инспекции, чтобы доказать законность регулярных выплат самозанятому исполнителю. Сервис «Мои самозанятые» позволяет легко создавать акты выполненных работ онлайн.

Шаг 4: Провести выплату и получить чек

Перед осуществлением выплаты необходимо повторно проверить, остался ли у самозанятого статус самозанятого. Иногда на длительных проектах самозанятые могут потерять свой статус, например, если превысят годовой лимит дохода в размере 2,4 миллиона рублей.

После осуществления выплаты самозанятый обязан предоставить компании чек в бумажном или электронном формате. При безналичной оплате, чек должен быть выдан до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.

Чек является единственным закрывающим документом для компании, подтверждающим расходы заказчика. Важно отметить, что самозанятый должен предоставить чек после каждой операции оплаты, а не один общий чек за все выплаты. Например, если компания привлекает курьера на выполнение задачи три раза в месяц и проводит выплату после каждой доставки, то самозанятый должен предоставить компании три чека, а не один общий чек за весь месяц. Сервис «Мои самозанятые» автоматически создает чеки при оплате.

Шаг 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадрового специалиста, и избежать «человеческого фактора».

Зарегистрируйтесь в сервисе «Мои самозанятые» и осуществляйте выплаты за каждое задание или проект, проводите массовые выплаты. Выплаты могут быть осуществлены на карты или счета любых банков РФ в любое время, круглосуточно и без выходных. Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого и автоматически сформируем чеки. Также мы удержим необходимые налоги и уплатим их в бюджет от имени самозанятых.

Если ваша компания сотрудничает с десятками самозанятых, управление документами и другими процессами, связанными с таким сотрудничеством, может стать сложной задачей. В какой-то момент, компания может столкнуться с выбором между снижением эффективности сотрудничества с самозанятыми и оптимизацией трудозатрат, делегируя рутинные операции профессиональному сервису.

Какие сложности в работе с самозанятыми решает наш сервис

Ведение документооборота: Сервис «Мои самозанятые» позволяет автоматизировать процесс заключения договоров с внештатными сотрудниками, что позволяет сэкономить время и средства, так как данные исполнителей автоматически вставляются в шаблон договора.
Проверка статуса самозанятых: Сервис «Мои самозанятые» автоматически мониторит статус самозанятых и предупреждает компанию, если статус был утерян, например, из-за превышения годового лимита дохода.
Отслеживание чеков: Сервис «Мои самозанятые» позволяет компании моментально получать чеки после каждой операции оплаты, что исключает ошибки и упущения.
Напоминание о налоговых платежах: Сервис «Мои самозанятые» позволяет самозанятым делегировать уплату налога на профессиональный доход, что гарантирует удержание и уплату налога с каждой выплаты компании, подключенной к сервису.

Использование сервиса «Мои самозанятые» позволяет оптимизировать процессы работы с самозанятыми, снизить рутинные задачи и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.